Proses Bisnis

Proses Bisnis Perusahaan Jasa

Perusahaan Jasa adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan jasa, baik itu jasa pengangkutan, jasa pengiriman, jasa penyimpanan dan lain sebagainya.Tugas pokok dari sebuah perusahaan jasa adalah mencari customer sebanyak-banyaknya dan memberikan pelayanan yang maksimal terhadap customer agar mereka merasa terlayani dan puas atas kinerja kita dan untuk menjaga agar customer kita tidak pindah ke perusahaan lainnya yang menjadi pesaing kita. Dalam dunia bisnis persaingan sangatlah berat dan ketat apalagi di zaman sekarang yang serba susah, jadi kita harus pandai-pandai menjaga nama baik dan reputasi agar tidak jatuh. Pada hal ini kita akan sedikit membahas tentang perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman, disini juga akan dibahas bagaimana caranya agar customer merasa puas dengan kinerja perusahaan kita? Serta bagaimana sistem informasinya dalam proses pengiriman?

Tujuan suatu perusahaan adalah mempertahankan kelangsungan bisnisnya, melakukan pertumbuhan, serta meningkatkan profitabilitas. Setiap perusahaan dapat dipandang sebagai sekumpulan kegiatan (value activities) yang dilakukan untuk merancang, menghasilkan, memasarkan, menyampaikan dan mendukung produknya. Pada tulisan ini akan dibahas proses-proses bisnis yang ada pada suatu perusahaan jasa pengiriman. Tulisan ini akan mengambil studi kasus pada perusahaan JNE sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman.

Perusahaan JNE

JNE merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman dan logistik yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Nama resminya adalah Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (Tiki JNE).

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh H. Soeprapto Suparno. Perusahaan ini dirintis sebagai sebuah divisi dari PT Citra van Titipan Kilat (TiKi) untuk mengurusi jaringan kurir internasional.

Bermula dengan delapan orang dan kapital 100 juta rupiah, JNE memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan, impor kiriman barang, dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasional dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang bermakas di HongKong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.

Karena persaingannya di pasar domestik, JNE juga memusatkan memperluas jaringan domestik. Dengan jaringan domestiknya TiKi dan namanya, JNE mendapat keuntungan persaingan dalam pasar domestik. JNE juga memperluas pelayanannya dengan logistik dan distribusi. Selama bertahun-tahun TiKi dan JNE berkembang dan menjadi dua perusahaan yang punya arah masing-masing. Karena ini kedua perusahaan tersebut menjadi saingan. Akhirnya JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen sendiri. JNE membuat logo sendiri yang membedakannya dari TiKi. ='font-size:12.0pt;line-height:150%; font-family:"Times New Roman","serif";mso-fareast-font-family:"Times New Roman"; background:white'>(Tiki JNE).

PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh H. Soeprapto Suparno. Perusahaan ini dirintis sebagai sebuah divisi dari PT Citra van Titipan Kilat (TiKi) untuk mengurusi jaringan kurir internasional.

Bermula dengan delapan orang dan kapital 100 juta rupiah, JNE memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan, impor kiriman barang, dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasional dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang bermakas di HongKong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.

Karena persaingannya di pasar domestik, JNE juga memusatkan memperluas jaringan domestik. Dengan jaringan domestiknya TiKi dan namanya, JNE mendapat keuntungan persaingan dalam pasar domestik. JNE juga memperluas pelayanannya dengan logistik dan distribusi. Selama bertahun-tahun TiKi dan JNE berkembang dan menjadi dua perusahaan yang punya arah masing-masing. Karena ini kedua perusahaan tersebut menjadi saingan. Akhirnya JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen sendiri. JNE membuat logo sendiri yang membedakannya dari TiKi.

Visi dan Misi

Visi :

a.    Untuk menjadi perusahaan rantai pasok global terdepan di dunia

b.    Sukses hanya dapat dicapai melalui kerjasama usaha integral dalam perkembangan. Mendorong proses belajar dan berubah menuju pertumbuhan, kesempurnaan dan pencapaian keuntungan.

c.  Untuk menjadi perusahaan internasional yang sukses adalah penting bagi JNE untuk memiliki jaringan usaha yang kuat di Indonesia yang merupakan salah satu negara target investasi dan pasar yang strategis di mata dunia.

d. Perpaduan layanan pengiriman, kepabeanan, pergudangan dan pendistribusian di bawah satu atap memberikan solusi bagi kebutuhan distribusi dunia 7 perdagangan melalui internet yang akan menjadi gaya hidup masyarakat modern pada abad mendatang.

Misi :

a.    Untuk memberi pengalaman terbaik kepada pelanggan secara konsisten

b.   Melayani segenap lapisan masyarakat Indonesia baik perumahan maupun perkantoran dan industri melalui jaringan layanan pengiriman ekspres.

c.  Memadukan efektivitas, efisiensi dan fleksibilitas jasa yang prima untuk menjadikan JNE pilihan utama dalam pengiriman dokumen, paket dan kargo peka waktu di Indonesia.

d.   Menjadi sebuah perusahaan jasa ekspres nasional berstandar layanan internasional

Struktur Organisasi

Adapun tugas dan tanggung jawab yang tercantum dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1.    1. President Director

 Tugas dan tanggung jawab dari president director adalah:

 a. Mengamankan harta perusahaan dengan cara memberikan nasihat atau petunjuk kepada manajemen agar      efisiensi kerja dapat tercapai.

  b. Mengangkat dan memberhentikan setiap manajer departemen dan kepala bagian.

  c. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan pihak luar perusahaan.

2.    2. Executive Direktor

 Tugas dan tanggung jawab dari executive director adalah:

a. Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada Finance &    Administration Director, Sales & Marketing, dan Operation Director.

b. Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggran perusahaan secara keseluruhan.

c.  Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3.    3. Secretary
    Tugas dan tanggung jawab secretary adalah membuat notulen pada saat rapat diadakan dan mengarsipkan surat-surat atau dokumen-dokumen yang dianggap penting.

4.    4. Finance & Administration Director

         Tugas dan tanggung jawab dari Finance & Administration Director adalah :

     a. Memimpin dan mengkoordinir seluruh aktivitas keuangan perusahaan

     b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada purchasing manager, finance & acc. senior manager, HRD senior manager, dan general affairs manager.

     c. Membuat dan menetapkan rencana keuangan perusahaan.

    

     5. HRD Senior Manager

         Tugas dan tanggung jawab dari HRD Senior Manager adalah :

         a. Melakukan pencarian atau perekrutan karyawan, menyeleksi dan menetapkan kerja karyawan

         b. Menangani hal-hal yang berhubungan dengan pemecatan atau pemberhentian karyawan.

         c. Mengkoordinir dan memecahkan masalah-masalah yang ada pada divisi personalia

6.      Sales & Marketing Director
Tugas dan tanggung jawab dari sales & marketing director adalah mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada customer service senior manager, sales senior manager dan marketing senior manager.

7.      Marketing Senior Manager
Tugas dan tanggung jawab dari marketing senior manager adalah:

a.    Melakukan analisa dan evaluasi atas produk, jasa serta tarif dan memberikan usulan pengembangannya.

b.    Melakukan analisa dan evaluasi atas produk, jasa, tarif dari perusahaan pesaing dalam usaha memberi masukan sehubungan dengan pengembangan produk yang sudah ada maupun penciptaan produk baru.

c.    Melaksanakan kerjasama pengembangan produk, jasa, tarif dengan pihak lain sepanjang telah mendapatkan persetujuan dewan direksi.

d.   Membuat laporan akan hasil kajian dan pekerjaan yang telah dilaksanakan.

8.      Operation Director
Tugas dan tanggung jawab dari operation director adalah Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan yang dibebankan kepada operation senior manager dan cargo senior manager yang kegiatannya sehari-hari bersifat operasional.

Operation Senior Manager
Tugas dan tanggung jawab dari operation senior manager adalah mengkoordinir dan memecahkan masalah-masalah yang timbul di dalam divisi operasional

SOP Mekanisme Pemesanan dan Distribusi Kelengkapan Operasional JNE

Kelengkapan operasional yang dapat dipesan oleh Agen/Kantor Perwakilan adalah :

1.    AWB/Connote/kertas E Connote

2.    Plastik ukuran sedang (doc) dan besar berlabel JNE

3.    Form BPIK (Bukti Pemeriksaan Isi Kiriman)

4.    Buku Kas (Laporan Keuangan Harian Agen)

5.    Label YES, SS, Fragile

Mekanisme pemesanan dan distribusi :

1.      Agen/Kantor perwakilan melakukan pemesanan paling lambat 3 hari(agen), (di awal minggu untuk Kantor Perwakilan) sebelumnya kepadaAdmin Sales Retail, di no telp 085779436793 dengan cara SMS/telp atau email ke boo.sales-mkt@jne.co.id, pada jam kerja pkl 08.00-15.00.

2.      Admin Sales Retail mengkonfirmasi kepada agen (ya/tidak) untuk menyatakan pesanan sedang diproses.

3.      Admin Sales Retail akan melakukan pendataan, kemudian melakukan pemesanan/surat perintah pesan kepada Departemen General Affair

4.      Departemen General Affair akan memutuskan jumlah, waktu dan jenis perlengkapan operasional yang akan diberikan kepada agen/counter/kantor perwakilan berdasarkan pertimbangan load dan kebutuhan yang diajukan Admin Sales Retail

5.      Departemen General Affair mendistribusikan kepada agen/counter/kantor perwakilan dengan berkoordinasi dengan petugas pickup (Departemen Operasional Outbond)

6.      Petugas pickup (Departemen Operasional Outbond) mendistribusikan ke agen/counter/kantor perwakilan maksimal 3 hari setelah tanggal pemesanan, misalkan pemesanan hari SENIN, maka akan didistribusikan dan sampai di Agen/Kantor Perwakilan paling lambat hari RABU.

7.      PIC dari Sales Retail akan mengkontrol proses nomor 3-6

8.      Jika dalam 3 hari Agen/kantor Perwakilan belum mendapatkan kelengkapan yang dipesan, maka silahkan melaporkan ke Departemen Sales Retail (085691927676)

Flow Diagram

Sistem Informasi yang dapat dibuat:

·                     Pemesanan

·                     Pendataan Pesanan

·                     Laporan Distribusi Pesanan

·                     Monitoring Proses Distribusi

·                     Pelaporan Ketidaklengkapan

Proses Bisnis yang berjalan pada PT JNE

Berikut ini adalah rich picture dari proses bisnis yang berjalan pada JNE ,

Customer dapat melakukan 2 cara yakni mengemas barangnya sendiri dan memberikan nya pada customer service, ataupun menelpon customer service untuk pengambilan barang yang ingin dikirim , perbedaannya hanya di dokumen "schedule pick up" untuk pengambilan barang dari telepon setelah itu akan dibuat resi pengiriman yang nantinya dapat dibuat untuk tracking pengiriman .

Setelah itu maka barang akan diberikan kepada bagian checker untuk diperiksa serta disimpan data-data pengiriman nya , serta mengemas barang dan menyortir sesuai tujuan barang masing-masing . Sebelumnya akan dibuatkan manifest barang yang berguna jika ada kerusakan serta kehilangan saat pengiriman dan disimpan datanya , sesaat sebelum dikirim petugas nantinya akan membuat EDP dan surat jalan barang-barang yang akan dikirimkan .

Kemudian setelah dikirim , akan diterima oleh bagian pengiriman dan di cek dokumen yang bersangkutan apakah sesuai dll . Jika semua nya sudah lengkap maka akan dibuat Run sheet yang dibuat oleh bagian pengiriman dengan lengkap dan juga POD untuk laporan pengirimannya .

Jika barang masih melalui proses transit maka akan kembali ke proses pengemasan barang dan sortir hingga nanti dikirim lagi dan diterima oleh bagian pengiriman .

Daftar Pustaka

(http://agussetyonugroho.blogspot.co.id/2009/12/proses-bisnis-sistem-informasi.html)

(https://bisproku.wordpress.com/2011/09/29/melakukan-pemetaan-terhadap-proses-bisnis-pada-perusahaan-konstruksi/)

(http://yaukingsyaukiaulia.blogspot.co.id/2016/10/jne-sistem-informasistruktur.html)

(http://07mam05.weebly.com)