Proses
Bisnis Perusahaan Jasa
Perusahaan Jasa adalah sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang pelayanan jasa, baik itu jasa pengangkutan, jasa pengiriman, jasa
penyimpanan dan lain sebagainya.Tugas pokok dari sebuah perusahaan jasa adalah
mencari customer sebanyak-banyaknya dan memberikan pelayanan yang maksimal
terhadap customer agar mereka merasa terlayani dan puas atas kinerja kita dan
untuk menjaga agar customer kita tidak pindah ke perusahaan lainnya yang
menjadi pesaing kita. Dalam dunia bisnis persaingan sangatlah berat dan ketat
apalagi di zaman sekarang yang serba susah, jadi kita harus pandai-pandai
menjaga nama baik dan reputasi agar tidak jatuh. Pada hal ini kita akan sedikit
membahas tentang perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman, disini
juga akan dibahas bagaimana caranya agar customer merasa puas dengan kinerja
perusahaan kita? Serta bagaimana sistem informasinya dalam proses pengiriman?
Tujuan suatu perusahaan
adalah mempertahankan kelangsungan bisnisnya, melakukan pertumbuhan, serta
meningkatkan profitabilitas. Setiap perusahaan dapat dipandang sebagai
sekumpulan kegiatan (value activities) yang dilakukan untuk merancang,
menghasilkan, memasarkan, menyampaikan dan mendukung produknya. Pada tulisan
ini akan dibahas proses-proses bisnis yang ada pada suatu perusahaan jasa
pengiriman. Tulisan ini akan mengambil studi kasus pada perusahaan JNE sebuah
perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman.
Perusahaan JNE
JNE merupakan perusahaan yang bergerak
dalam bidang pengiriman dan logistik yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Nama
resminya adalah Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (Tiki JNE).
PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir didirikan pada tanggal 26
November 1990 oleh H. Soeprapto Suparno. Perusahaan ini dirintis sebagai sebuah
divisi dari PT Citra van Titipan Kilat (TiKi) untuk mengurusi jaringan kurir
internasional.
Bermula dengan delapan orang dan kapital 100 juta rupiah,
JNE memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan
kepabeanan, impor kiriman barang, dokumen serta pengantarannya dari luar negeri
ke Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasional
dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa
negara Asia (ACCA) yang bermakas di HongKong yang kemudian memberi kesempatan
kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.
Karena
persaingannya di pasar domestik, JNE juga memusatkan memperluas jaringan
domestik. Dengan jaringan domestiknya TiKi dan namanya, JNE mendapat keuntungan
persaingan dalam pasar domestik. JNE juga memperluas pelayanannya dengan
logistik dan distribusi. Selama bertahun-tahun TiKi dan JNE berkembang dan
menjadi dua perusahaan yang punya arah masing-masing. Karena ini kedua
perusahaan tersebut menjadi saingan. Akhirnya JNE menjadi perusahaan diri
sendiri dengan manajemen sendiri. JNE membuat logo sendiri yang membedakannya
dari TiKi.
='font-size:12.0pt;line-height:150%;
font-family:"Times New Roman","serif";mso-fareast-font-family:"Times New Roman";
background:white'>(Tiki JNE).
PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir didirikan pada tanggal 26
November 1990 oleh H. Soeprapto Suparno. Perusahaan ini dirintis sebagai sebuah
divisi dari PT Citra van Titipan Kilat (TiKi) untuk mengurusi jaringan kurir
internasional.
Bermula dengan delapan orang dan kapital 100 juta rupiah,
JNE memulai kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan
kepabeanan, impor kiriman barang, dokumen serta pengantarannya dari luar negeri
ke Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasional
dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa
negara Asia (ACCA) yang bermakas di HongKong yang kemudian memberi kesempatan
kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia.
Karena persaingannya di pasar domestik, JNE juga
memusatkan memperluas jaringan domestik. Dengan jaringan domestiknya TiKi dan
namanya, JNE mendapat keuntungan persaingan dalam pasar domestik. JNE juga
memperluas pelayanannya dengan logistik dan distribusi. Selama
bertahun-tahun TiKi dan JNE berkembang dan menjadi dua perusahaan yang punya
arah masing-masing. Karena ini kedua perusahaan tersebut menjadi saingan.
Akhirnya JNE menjadi perusahaan diri sendiri dengan manajemen sendiri. JNE
membuat logo sendiri yang membedakannya dari TiKi.
Visi
dan Misi
Visi
:
a. Untuk menjadi perusahaan rantai
pasok global terdepan di dunia
b. Sukses hanya dapat dicapai melalui
kerjasama usaha integral dalam perkembangan. Mendorong proses belajar dan
berubah menuju pertumbuhan, kesempurnaan dan pencapaian keuntungan.
c. Untuk menjadi perusahaan
internasional yang sukses adalah penting bagi JNE untuk memiliki jaringan usaha
yang kuat di Indonesia yang merupakan salah satu negara target investasi dan
pasar yang strategis di mata dunia.
d. Perpaduan layanan pengiriman,
kepabeanan, pergudangan dan pendistribusian di bawah satu atap memberikan
solusi bagi kebutuhan distribusi dunia 7 perdagangan melalui internet yang akan
menjadi gaya hidup masyarakat modern pada abad mendatang.
Misi
:
a. Untuk memberi pengalaman terbaik
kepada pelanggan secara konsisten
b. Melayani segenap lapisan masyarakat
Indonesia baik perumahan maupun perkantoran dan industri melalui jaringan
layanan pengiriman ekspres.
c. Memadukan efektivitas, efisiensi dan
fleksibilitas jasa yang prima untuk menjadikan JNE pilihan utama dalam
pengiriman dokumen, paket dan kargo peka waktu di Indonesia.
d. Menjadi sebuah perusahaan jasa
ekspres nasional berstandar layanan internasional
Struktur
Organisasi
Adapun tugas dan tanggung jawab yang tercantum dalam struktur
organisasi adalah sebagai berikut:
1. 1. President Director
Tugas dan tanggung
jawab dari president director adalah:
a. Mengamankan harta perusahaan dengan
cara memberikan nasihat atau petunjuk kepada manajemen agar efisiensi kerja
dapat tercapai.
b. Mengangkat dan memberhentikan setiap
manajer departemen dan kepala bagian.
c. Mewakili perusahaan dalam
hubungannya dengan pihak luar perusahaan.
2. 2. Executive Direktor
Tugas dan tanggung jawab dari executive
director adalah:
a. Mengkoordinasikan dan mengawasi
pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada Finance & Administration Director,
Sales & Marketing, dan Operation Director.
b. Memeriksa dan menyetujui rencana
program kerja dan anggran perusahaan secara keseluruhan.
c. Mengawasi jalannya kegiatan
perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3. 3. Secretary
Tugas dan tanggung jawab secretary adalah membuat notulen pada saat rapat diadakan dan mengarsipkan surat-surat atau dokumen-dokumen yang dianggap penting.
Tugas dan tanggung jawab secretary adalah membuat notulen pada saat rapat diadakan dan mengarsipkan surat-surat atau dokumen-dokumen yang dianggap penting.
4. 4. Finance &
Administration Director
Tugas dan tanggung jawab dari Finance &
Administration Director adalah :
a. Memimpin
dan mengkoordinir seluruh aktivitas keuangan perusahaan
b. Mengkoordinasi
dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada purchasing manager,
finance & acc. senior manager, HRD senior manager, dan general affairs
manager.
c. Membuat
dan menetapkan rencana keuangan perusahaan.
5. HRD Senior Manager
Tugas dan tanggung jawab dari HRD Senior Manager
adalah :
a. Melakukan
pencarian atau perekrutan karyawan, menyeleksi dan menetapkan kerja karyawan
b. Menangani
hal-hal yang berhubungan dengan pemecatan atau pemberhentian karyawan.
c. Mengkoordinir
dan memecahkan masalah-masalah yang ada pada divisi personalia
6. Sales &
Marketing Director
Tugas dan tanggung jawab dari sales & marketing director adalah mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada customer service senior manager, sales senior manager dan marketing senior manager.
Tugas dan tanggung jawab dari sales & marketing director adalah mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada customer service senior manager, sales senior manager dan marketing senior manager.
7. Marketing Senior
Manager
Tugas dan tanggung jawab dari marketing senior manager adalah:
Tugas dan tanggung jawab dari marketing senior manager adalah:
a. Melakukan analisa dan evaluasi atas
produk, jasa serta tarif dan memberikan usulan pengembangannya.
b. Melakukan analisa dan evaluasi atas
produk, jasa, tarif dari perusahaan pesaing dalam usaha memberi masukan
sehubungan dengan pengembangan produk yang sudah ada maupun penciptaan produk
baru.
c. Melaksanakan kerjasama pengembangan
produk, jasa, tarif dengan pihak lain sepanjang telah mendapatkan persetujuan
dewan direksi.
d. Membuat laporan
akan hasil kajian dan pekerjaan yang telah dilaksanakan.
8. Operation Director
Tugas dan tanggung jawab dari operation director adalah Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan yang dibebankan kepada operation senior manager dan cargo senior manager yang kegiatannya sehari-hari bersifat operasional.
Tugas dan tanggung jawab dari operation director adalah Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi kegiatan yang dibebankan kepada operation senior manager dan cargo senior manager yang kegiatannya sehari-hari bersifat operasional.
Operation Senior
Manager
Tugas dan tanggung jawab dari operation senior manager adalah mengkoordinir dan memecahkan masalah-masalah yang timbul di dalam divisi operasional
Tugas dan tanggung jawab dari operation senior manager adalah mengkoordinir dan memecahkan masalah-masalah yang timbul di dalam divisi operasional
SOP Mekanisme
Pemesanan dan Distribusi Kelengkapan Operasional JNE
Kelengkapan operasional yang dapat dipesan oleh Agen/Kantor Perwakilan adalah :
1. AWB/Connote/kertas
E Connote
2. Plastik ukuran
sedang (doc) dan besar berlabel JNE
3. Form BPIK (Bukti
Pemeriksaan Isi Kiriman)
4. Buku Kas (Laporan
Keuangan Harian Agen)
5. Label YES, SS,
Fragile
Mekanisme pemesanan dan distribusi :
Mekanisme pemesanan dan distribusi :
1. Agen/Kantor perwakilan melakukan
pemesanan paling lambat 3 hari(agen), (di awal minggu untuk Kantor Perwakilan)
sebelumnya kepadaAdmin Sales Retail, di no telp 085779436793 dengan cara
SMS/telp atau email ke boo.sales-mkt@jne.co.id, pada jam kerja pkl
08.00-15.00.
2. Admin Sales Retail mengkonfirmasi
kepada agen (ya/tidak) untuk menyatakan pesanan sedang diproses.
3. Admin Sales Retail akan melakukan
pendataan, kemudian melakukan pemesanan/surat perintah pesan kepada
Departemen General Affair
4. Departemen General Affair akan
memutuskan jumlah, waktu dan jenis perlengkapan operasional yang akan
diberikan kepada agen/counter/kantor perwakilan berdasarkan pertimbangan
load dan kebutuhan yang diajukan Admin Sales Retail
5. Departemen General Affair
mendistribusikan kepada agen/counter/kantor perwakilan dengan berkoordinasi
dengan petugas pickup (Departemen Operasional Outbond)
6. Petugas pickup (Departemen
Operasional Outbond) mendistribusikan ke agen/counter/kantor perwakilan
maksimal 3 hari setelah tanggal pemesanan, misalkan pemesanan hari SENIN,
maka akan didistribusikan dan sampai di Agen/Kantor Perwakilan paling
lambat hari RABU.
7. PIC dari Sales Retail akan
mengkontrol proses nomor 3-6
8. Jika dalam 3 hari Agen/kantor
Perwakilan belum mendapatkan kelengkapan yang dipesan, maka silahkan
melaporkan ke Departemen Sales Retail (085691927676)
Flow Diagram
Sistem Informasi yang dapat dibuat:
·
Pemesanan
·
Pendataan
Pesanan
·
Laporan
Distribusi Pesanan
·
Monitoring
Proses Distribusi
·
Pelaporan
Ketidaklengkapan
Proses Bisnis yang berjalan pada PT JNE
Berikut ini adalah rich
picture dari proses bisnis yang berjalan pada JNE ,
Customer dapat melakukan 2 cara yakni mengemas barangnya sendiri dan memberikan nya pada customer service, ataupun menelpon customer service untuk pengambilan barang yang ingin dikirim , perbedaannya hanya di dokumen "schedule pick up" untuk pengambilan barang dari telepon setelah itu akan dibuat resi pengiriman yang nantinya dapat dibuat untuk tracking pengiriman .
Setelah itu maka barang akan diberikan kepada bagian checker untuk diperiksa serta disimpan data-data pengiriman nya , serta mengemas barang dan menyortir sesuai tujuan barang masing-masing . Sebelumnya akan dibuatkan manifest barang yang berguna jika ada kerusakan serta kehilangan saat pengiriman dan disimpan datanya , sesaat sebelum dikirim petugas nantinya akan membuat EDP dan surat jalan barang-barang yang akan dikirimkan .
Kemudian setelah dikirim , akan diterima oleh bagian pengiriman dan di cek dokumen yang bersangkutan apakah sesuai dll . Jika semua nya sudah lengkap maka akan dibuat Run sheet yang dibuat oleh bagian pengiriman dengan lengkap dan juga POD untuk laporan pengirimannya .
Jika barang masih melalui proses transit maka akan kembali ke proses pengemasan barang dan sortir hingga nanti dikirim lagi dan diterima oleh bagian pengiriman .
Customer dapat melakukan 2 cara yakni mengemas barangnya sendiri dan memberikan nya pada customer service, ataupun menelpon customer service untuk pengambilan barang yang ingin dikirim , perbedaannya hanya di dokumen "schedule pick up" untuk pengambilan barang dari telepon setelah itu akan dibuat resi pengiriman yang nantinya dapat dibuat untuk tracking pengiriman .
Setelah itu maka barang akan diberikan kepada bagian checker untuk diperiksa serta disimpan data-data pengiriman nya , serta mengemas barang dan menyortir sesuai tujuan barang masing-masing . Sebelumnya akan dibuatkan manifest barang yang berguna jika ada kerusakan serta kehilangan saat pengiriman dan disimpan datanya , sesaat sebelum dikirim petugas nantinya akan membuat EDP dan surat jalan barang-barang yang akan dikirimkan .
Kemudian setelah dikirim , akan diterima oleh bagian pengiriman dan di cek dokumen yang bersangkutan apakah sesuai dll . Jika semua nya sudah lengkap maka akan dibuat Run sheet yang dibuat oleh bagian pengiriman dengan lengkap dan juga POD untuk laporan pengirimannya .
Jika barang masih melalui proses transit maka akan kembali ke proses pengemasan barang dan sortir hingga nanti dikirim lagi dan diterima oleh bagian pengiriman .
Daftar Pustaka
